Ms Access միջավայրի նկարագրությունը

Տվյալների հենքի ստեղծում Համակարգի միջավայր մտնելու համար պետք է մկնիկի օգնությոմբ հաջորդաբար իրականացնել հետևյալ քայլերը: Start -> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2007: Այժմ Access-ը սպասում է հետևյալ երկու հրահանգներից մեկին:

• Բացել տվյալների գոյություն ունեցող հենքերից որևէ մեկը,
• Ստեղծել տվյալների նոր հենք:

 Տվյալների որևէ գոյություն ունեցող հենք բացելու համար անհրաժեշտ է`

• Բացել պատուհանի աջ մասում տեղակայված Open Recent Database բաժնում ներառված վերջերս բացված տվյալների հենքերի ցուցակիից ընտրել անհրաժեշտ, ֆայլը:
• Եթե բացված ցուցակում անհրաժեշտ ֆայլ չի երևում, ապա որոնումն իրականացնել More… ստեղնը սեղմելուց հետո:

 Տվյալների նոր հենք ստեղծելու համար անհրաժեշը է`

• Ընտրել New Blank Database ստեղնը,
• Նոր ակտիվացած տիրույթի File Name դաշտում ներմուծել ստեղծվող տվյալների հենքի անվանումը: Ստեղծված ֆայլի պահպանման հասցեն կարելի է ընտրել ստեղնով բացված պատուհանում,
• Սեղմել Create ստեղնը:

 Տվյալների հենք կարելի է ստեղծել նաև շաբլոններից որևէ մեկի օգնությամբ, որոնք բացվում են Template Categories խմբի Form Microsoft Office Online հրամանով:

Պատուհանի հիմնական բաղադրիչներն են:

• Արագ հասանելիության վահանակը – կարող է պարունակել առավել հաճախ հրամանների իրականացնող ստեղններ:
• Հրամանային ներդիրների տողը – 5 ներդիր է պարունակում, որոնք հրամանների ստեղններ են ներառում: Որևէ ներդիր բացելու համար անհրաժեշտ է մկնիկի ցուցիչը տեղադրել համապատասխան անվան վրա ու սեղմել ձախ սեղմակը:

Աղյուսակների ստեղծում և խմբագրում Աղյուսակը տվյալների հենքի առաջին հիմնական օբյեկտն է:  Տվյալների հենքը կարող է ունենալ մեկ կամ բազմաթիվ աղյուսակներ, որոնցից յուրաքանչուրն ունի իր անվանումը: Նոր աղյուսակ ստեղծելու համար պետք է ընտրել Create (ստեղծել) ներդիրի Tables (աղյուսակներ) խումբը ներառված աղյուսակ ստեղծելու համար նախատեսված ստորև բերված չորս տարերից որևէ մեկը:

• Table – աղյուսակի ստեղծում տվյալների ներմուծմամբ,
• Table Teplates – աղյուսակի ստեղծում շաբլոնների օգնությամբ,
• SharePoint Lists – աղյուսակի ստեղծում SharePoint-ի օգնությամբ,
• Table Design – աղյուսակի ստեղծում կոնստրուկտորի օգնությամբ:

  Կոնստրուկորի պատուհանը աղյուսակի կառուցվածք ստեղծելու ու խմբագրելու համար բլանկ է ներկայացնում: Այն բաղկացած է երեք սյունից` Field Name(դաշտի անվանում), Data Type (տվյալների տիպ) և Description (նկարագրություն): Դաշտի տիպն ընտրելու համար անհրաժեշտ է`

• Մկնիկի ցուցիչը տեղադրել դաշտի աջ մասում տեղակայված սլաքի վրա,
• Սեղմել ձախ սեղմակը,
• Առաջարկվող ցուցակից ընտրել անհրաժեշտը:

 Տվյալների հենքերը, որպես կանոն, հնարավորություն են տալիս աշխատել տվյալների առավել մեծ քանակությամբ տիպերի հետ: Աղյուսակում տվյալների ներմուծումն իրականցվում է սովորական կարգով: Տվյալների ներմուծումն ավարտելիս ավտոմատ կերպով պահպանվում են: Սակայն եթե աղյուսակների հետ աշխատելու ընթացքում աղյուսակի որևէ պարամետր փոփոխման է ենթարկվել, ապա համակարգը լրացուցիչ կերպով կհարցնի այդ փոփոխությունները պահպանելու մասին:

Աղյուսակի կառուցվածքը խմբագրելու համար անհրաժեշտ է`

• Home ներդիրի Views խմբի գործիքով վահանակից ընտրել գործիքը,
• Բացված պատուհանում կատարել անհրաժեշտ խմբագրումը:

Ինֆորմացիայի որոնում Տվյալների հենքում անհրաժեշտ ինֆորմացիա որոնելու համար պետք է`

• Կուրսորը տեղադրել փաստաթղթի այն մասում, որտեղից սկսած անհրաժեշտ է որոնման գործընթացն իրականացնել,
• Ընտրել Home ներդիրի Find խմբի Find հրամանը:

Հարցումներ Տվյալներիհենքից անհրաժեշտ է տվյալներն ընտռելու կամ դանց հիման վրա նոր աղյուսակներ ստեղծելու նպատակով նախատեսված է հարցումներ օբյեկտը: Գոյություն ունի հարցումներ (Queries) ստեղծելու հետևյալ երկու եղանակները.

• Query Desing – հարցման ստեղծում կոնստրուկտորի օգնությամբ,
• Query wizard – հարցման ստեղծում շաբլոնների օգնությամբ:

 Create ներդիրի Other խմբից պետք է ընտրել Query Desing անվանումով ստեղնը: Այնուհետև բերված Show Table պատուհանում պետք է Ctrl ստեղնը սեղմած վիճակում ընտրել անհրաժեշտ աղյուսակներն ու սեղմել Add ստեղնը: Այս եղանակով աղյուսակներն ընտրելուց հետո բացվում է հարցումներ ձևակերպելու բլանկը` վերևի մասում ունենալով ընտրված աղյուսակներն իրենց կապերով: Հարցումների բլանկը բաղկացած է երկու բաժիններից: Բլանկի վերին բաժնում երևում է այն աղյուսակը, որը ուղղվում է հարցումը, իսկ ստորին բաժնում` հարցումների ձևակերպման բլանկը: Հարցումների բլանկը լրացնելուց առաջ պետք է հաջորդաբար մկնիկի ձախ սեղմակի կրկնակի սեղմում կատարել պատուհանի վերին մասում տեղակայված աղյուսակի այն դաշտերի վրա, որոնց վերաբերյալ անհրաժեշտ է հարցումներ կատարել: Այդ դեպքում բլանկի Field անվանբ տողի բջիջներում կտեղադրվեն աղյուսակի ընտրված դաշտերը, իսկ Table անվամբ տողի բջիջներում` աղյուսակի անվանումը: Sort տողն նախատեսված է ընտրված դաշտն ըստ աճման կամ նվազման կարգավորելու համար: Show տողը նախատեսված է դաշտերը էկրանին ցուցադրելու համար: Եթե Criteria և or տողերում պայմանական, տրամաբանական արտահայտություններ գրվեն, ապա կընտրվեն միայն այն գրառումները, որոնք կբավարարեն դրանց: Criteria տողում յուրաքանչուր դաշտի համար կարելի է առանձին պայմաններ նշել:

Աղյուսակների կամ հրցումների ներկայացումը ձևերում Բարդություններց խուսափելու համար աղյուսակներում տվյալներ ներմուծելու լավագույն տարբերակը ձևերի ստեղծումն է, որը թույլատրում է տվյալներ ներմուծել միաժամանակ մի քանի աղյուսակներում և յուրաքանչուր դաշտի համար հատկացնել այնքան տեղ, որքան անհրաժեշտ է: Ձևերը ներառում են կառավարման տարրեր ու մակագրություներ, որոնք աղյուսակի տվյալները մատչելի են դարձնում: Հաճախ ձևերի վրա տեղաբաշխված մակագրությունները լինում են դաշտերի անվանումներ, իսկ տեքստային դաշտերն էլ երբեմն թվային տվյալներ են պարունակում: Գոյություն ունեն ձևեր ստեղծելու տարբեր միջոցներ, որոնցից ամենաբարդ եղանակը կոնստրուկտորի օգնությամբ ձևեր ստեղծելն է: Առավել պարզ միջոց է ձևեր ստեղծումը վարպետի օգնությամբ: Վարպետի օգնությամբ ձև ստեղծելու համար նախ անհրաժեշտ է.

• Ըբտրել Create ներդիրի Forms խմբի More Forms ստեղնը,
• Բացված մենյուից ընտրել Form Wizard հրամանը:

Ձևերի վարպետի կիրառումը

•  Ձևերի վարպետի կիրառման առաջին փուլում պետք է ընտրել աղյուսակի կամ հարցման այն դաշտերը, որոնք պետք է աղբյուր հանդիսանան ստեղծվող ձևի համար:
• Ձևերի վարպետի կիրառման երկրորդ փուլում պետք է ընտրել ստեղծվող ձևի արտաքին տեսքը:
• Ձևերի վարպետի կիրառման երրորդ փուլում պետք է ընտրել ձևափոխման ոճը:
• Ձևերի վարպետի կիրառման վերջին, չորրորդ փուլում պետք է պահպանել ստեղծված ձևը:

Հաշվետվությունների ստեղծում Access-ում տվյալների հենքից ինֆորմացիան անհրաժեշտ ձևով տպագիր ներկայացնելու համար նախատեսված են հաշվետվություններ: Աղյուսակների կամ հարցումների դաշտերի պարունակությունները արտածվելուց բացի, սրանց միջոցով կարելի է նաև հաշվել տարբեր արդյունարար արժեքներ, ինչպես նաև խմբավորել տվյալները: Access-ում հաշվետվություն ստեղծելու 3 հիմնական եղանակ կա. ավտոհաշվետվության ռեժիմում, վարպետի օգնությամբ և կոնստրուկտորի ռեժիմում:

Վարպետի օգնությամբ հաշվետվություն ստեղծելու համար անհրաժեշտ է. ընտրել Create ներդիրի Reports խմբի Wizard ստեղնը: Վարպետի օգնությամբ հաշվետվություն ստեղծելու գօրծընթացը բաղկացած է 6 փուլից: Յուրաքանչուր հաջորդ փուլին կարելի է անցնել Next ստեղնով:

• Առաջին փուլում պետք է ընտրել աղյուսակի կամ հարցման այն դաշտերը, որոնք պետք է աղբյուր հանդիսանան ստեղծվող հաշվետվության համար:
• Երկրորդ փուլում պետք է ընտրել տվյալների ներկայացման տեսքը, այսինքն խմբավորել տվյալները հաշվետվությունում:
• Երրորդ փուլում հաշվետվությունների վարպետը հնարավորություն է տալիս տվյալները կարգավորել:
• Չորրորդ փուլում առաջարկվում է ընտրել հաշվետվության 3 ստանդարտ տեսքերց որևէ մեկը և որոշել հաշվետվության արտածման ձևը; Այս ռեժիմում հաշվետվությունը մասշտաբավորվում է այսպես, որ տեղավորվի մեկ էջի լայնությամբ:
• Հինգերորդ փուլում հաշվետվությունների վարպետը առաջարկում է ընտրել հաշվետվության ձևավորման ոճը:
• Վեցերրորդ փուլում առաջարկվում է պահպանվել ստեղծված հաշվետվությունը: